Paardeweide 3F - 4824 EH Breda       085 732 55 33

Oogt jouw bureau als de skyline van New York?

Vorige week ging ik op de koffie bij een collega-ondernemer. Op zijn visitekaartje prijkte de tekst: ‘uw financiële administratie in vertrouwde handen’. Vol goede moed ging ik op pad. Zijn aanstekelijke verhaal had me enthousiast gemaakt. Onderweg sloeg de twijfel toe. Zijn kantoor, op een afgelegen industrieterrein, was lastig te vinden. Toen ik uit de auto stapte bekroop me een vreemd voorgevoel. Het bedrijfsgebouw zag er afgeleefd uit, met afgebladderde verf op de gevel en de deur. Op de drempel van zijn kantoor sloeg ik helemaal achterover van verbazing. Waarom? Dat leg ik je graag uit.

Orde in de chaos

Als ondernemer ben ik altijd geïnteresseerd in experts die mijn financiële administratie op orde houden en mijn aangiftes verzorgen. Nu begon ik te twijfelen. De collega-ondernemer zat verstopt achter een stapel dossiers op zijn bureau. Een associatie met de skyline van New York kwam direct in me op. De dossierkasten en werktafel op zijn kantoor gaven hetzelfde beeld. Ik probeerde orde in de chaos te zien. Het lukte niet. Ik vroeg me af: hoe kan deze ondernemer structuur in mijn administratie brengen als hij er op kantoor een janboel van maakt? En hoe kan ik deze ondernemer nu aanbevelen bij mijn relaties?

Indruk

Bovenstaande anekdote laat zien dat je visitekaartje meer is dan het kaartje dat je uitdeelt aan klanten en relaties. Ook je website, het gebouw, je receptioniste/telefoniste, secretaresse en overige medewerkers zijn het visitekaartje van jouw organisatie. Denk dus goed na welke indruk je achter wilt laten bij (potentiële) klanten en relaties. En communiceer deze indruk aan alle medewerkers van je bedrijf.

Uitstraling

Een bekend spreekwoord zegt: ‘Je krijgt maar één kans voor een eerste indruk’. Zorg er voor dat die eerste indruk goed is. Maak je een negatieve indruk, dan kost het je 7 postitieve indrukken om die negatieve indruk ongedaan te maken. Zonde van je tijd en reputatie. Je uitstraling is je visitekaartje. Online en offline communicatiemiddelen, kleding en gedrag (ook van je medewerkers) moeten matchen met de bedrijfsvisie.

Kleding

In sommige bedrijven is het gebruikelijk dat werknemers in (mantel)pak naar het werk komen en de mannen een stropdas dragen. Andere bedrijven hebben speciale werkkleding, zodat alle werknemers er hetzelfde bijlopen. Deze uniformiteit in bedrijfskleding is niet perse noodzakelijk, maar zorgt wel voor een herkenbare uitstraling. Het is goed om daar zorgvuldig over na te denken.

Gedrag

Het gedrag van medewerkers is niet altijd zichtbaar voor jou als ondernemer. Medewerkers communiceren via de telefoon, per mail of rechtstreeks met klanten en relaties. Ben jij van al die communicatie op de hoogte? En weten jouw medewerkers waar je bedrijf voor staat en wat jij wilt uitstralen? Betrokkenheid is hiervoor een belangrijke succesfactor. Vergroot die betrokkenheid, stuur de communicatie en het gedrag van je medewerkers en geef opbouwende feedback als dat nodig is.

Telefoon

Verloopt het (eerste) contact van een klant of relatie via de telefoon? Dan geeft het gedrag de doorslag. De ‘tone of voice’ en de omgang bepalen de indruk die een klant of relatie heeft. Hierop kun je op de volgende 3 manieren invloed uitoefenen: Telefoneer met een glimlach. Zo klinkt je stem prettiger en postiever. Zorg voor duidelijkheid. Herhaal afspraken en vertel wat je gaat doen. Kom afspraken na. Zo laat je zien dat je betrouwbaar bent.

Kortom: jouw visitekaartje is meer dan een visitekaartje. Zorg online en offline voor een goede (eerste) indruk. Zo krijg en behoud je klanten en relaties.